Ana Isabel León Alamilla
3.4. Técnicas aplicables al Departamento de Personal
3.5.- La organización del Departamento de Personal
3.6.- La reorganización de un Departamento de Personal.
Si la esencia de la organización es el ordenar se debe considerar lo siguiente:
1. Conocer y entender el objetivo. El objetivo debe ser conocido y entendido.
2. Descomponer en actividades. Esto ayuda a agrupar mejor todas las actividades.
3. Clasificar las actividades en unidades prácticas. Se clasifican las actividades por la similitud que existen entre ellas.
4. Asignar el personal. Se debe indicar quien va a desempeñar las actividades.
5. Delegar autoridad. Se debe delegar toda la autoridad que el mismo trabajo requiera.
Las unidades de organización son llamadas generalmente departamentos o divisiones. Esto siempre es llevado a nivel gerencial, y puede hacerse en cinco formas:
· Por funciones
· Por procesos
· Por productos
· Por zonas geográficas
· Por clientes
Descripción de funciones:
· Es importante repartir al personal las labores que deben realizarse.
· Cada empleado debe saber ante quien es responsable.
· De lo que es responsable.
· Tendrá la autoridad correspondiente a sus responsabilidades.
Una empresa se divide en departamentos por las siguientes razones:
1. Por la necesidades de agrupar actividades en sectores especializados y bajo la responsabilidad de un ejecutivo.
2. Por el límite de la capacidad de un ejecutivo para manejar un número creciente de subordinados.
Departamentalización funcional:
Se relaciona con aquello que la empresa realiza, producción, finanzas y ventas.
Es un método lógico y probado en el tiempo. Ofrecer la seguridad de que el poder y prestigio de las actividades básicas de la empresa serán definidos por altos ejecutivos. Una de sus desventajas es que puede tender a disminuir los objetivos de la empresa considerada como un todo y dificultar la coordinación.
Asignación por semejanza de actividad:
· La práctica de agrupar actividades similares entre si es tan clara como lógica. La semejanza de actividad o de especialidad es un método conveniente para combinar algunas labores, pero no siempre ocurre así en la práctica.
Guías para la asignación por asociación intima:
· Tiene ligar cuando diversas actividades están tan vinculadas entre sí, en la obtención de propósitos del departamento.
Aplicación de las guías para la asignación de actividades:
· Tiene la ventaja de agrupar actividades diferentes pero estrechamente vinculadas.
Toda empresa crea utilidades mediante tres funciones básicas:
· Producción, venta, finanzas.
A estos departamentos hay que agregar la división administrativa, que está presente en toda empresa.
Manual de organización:
El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y de departamentos de una institución, así como las tareas específicas y las autoridades asignadas a cada miembro.
Por lo general contiene:
· Los objetivos generales de la empresa
· Las políticas y algunas normas muy generales
· El organigrama o carta de organización general
· La reglamentación precisa
· La definición precisa de la autoridad y la responsabilidad de cada jefe.
· Los análisis de los puestos de los jefes de departamento o sección.
· La representación grafica de los procedimientos y trámites.
Los contenidos de los manuales de organización son:
· Identificación
· Directorio
· Prólogo
· Antecedentes históricos
· Estructura organiza
· Organigrama
· Descripción de funciones
Este tipo de manuales contiene información detallada y actualizada referente a las atribuciones, la estructura organiza, las funciones de las unidades administrativas, los niveles jerárquicos, los sistemas de comunicación y coordinación, los grados de autoridad y de responsabilidad y la descripción de puestos.
Bibliografía:
Mercado Salvador H. Administración Aplicada. Teoría y Práctica. Edición, LIMUSA. México, 2001. Pp. 267-376.
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