Ana Isabel León Alamilla
18/08/2010
Unidad 1: Proceso de Capacitación
Objetivo especifico:
Conocerá los puntos a considerar para todo el proceso de capacitación y diseñará planes y programas de capacitación.
1.1 Políticas y estrategias
1.2 Estrategias y modelos de capacitación
Comencemos con las siguientes diferencias para mejor comprensión sobre el proceso de capacitación. El término desarrollo del administrador se refiere a la implantación de programas orientados hacia el futuro, a largo plazo y al progreso que realiza una persona cuando aprende a administrar. Por otra parte, la capacitación administrativa se refiere a los programas que facilitan el proceso de aprendizaje y es, en su mayor parte, una actividad a corto plazo para que los empleados realicen mejor su trabajo.
Un factor de gran importancia es que la empresa no debe de considerar al proceso de capacitación, como un hecho que se da una sola vez para cumplir con un requisito.
- El aspecto Legal: Constitución Mexicana, Ley Federal del Trabajo, Secretaría de trabajo y Previsión Social (reportando los formatos respectivos y atendiendo a los Inspectores de Trabajo de dicha dependencia), y Comisiones Mixtas de Capacitación etc.
El derecho a la capacitación de los trabajadores fue originado en la reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación el 9 de enero de 1978, el cual se deriva de la fracción XIII del articulo 123 apartado A, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el cual establece que: “Las empresas cualquiera que sea su actividad, estarán obligadas a proporcionar a sus trabajadores capacitación o adiestramiento para el trabajo. La ley reglamentaría establecerá los sistemas, métodos y procedimientos conforme a los cuales los patrones deberán cumplir con dicha obligación.
- El aspecto Económico: Presentar el Presupuesto: por Cursos, Instructores, Materiales (Memorias, apuntes, Diplomas), Equipo (Medios Audiovisuales), Lugares, etc.
- El aspecto Administrativo: Elaborar el Proyecto del programa de Capacitación, describiendo áreas prioritarias, Objetivo general, cédulas didácticas, estadísticas, de costos directos y responsables de administrar
la Capacitación y Elaborar el Programa de Capacitación: incluyendo el Presupuesto, áreas prioritarias, Detección de Necesidades de Capacitación, Objetivo general, número de cursos y de instructores (internos o externos) lugar, fechas, Horarios, materiales, equipos, etc. - Control: Llevar
la Evaluación por Participante, por Cursos y por Programa. Así como también un Seguimiento por Participante y por Programa.
El tipo de capacitación que se adoptará en una organización dependerá: del tamaño de la empresa, de las facilidades para el desarrollo del programa y de lo que se quiera enseñar específicamente.
El Enfoque Estratégico de la administración de los recursos humanos debe contribuir al éxito estratégico de la organización. Debe trabajar en conjunto con los gerentes operativos y si no lo hace así los recursos no serán empleados de manera eficiente.
1.3 Conceptualización y características de proyecto de planes y programas de capacitación
1.4 Diseño y elaboración de programas de capacitación
1.5 Aspectos logísticos de la operación de los programas de capacitación
El Plan de Capacitación y Desarrollo de los Recursos Humanos, constituye un factor de éxito de gran importancia, pues determina las principales necesidades y prioridades de capacitación de los colaboradores de una empresa o institución.
Para elaborar un plan de capacitación en una empresa, es preciso haber realizado antes el inventario de las capacidades actuales y potenciales de los recursos humanos y ello es así porque la formación, como medio que es y no fin en sí mismo, debe partir del análisis de la evolución previsible de las situaciones de trabajo y de las capacidades de desarrollo de las personas para mejorar y cambiar dichas situaciones de trabajo y, con respecto a las personas, acceder a una situación de empleo mejorado y apoyar el desarrollo de sus carreras profesionales.
En este sentido, para formular la formación de personal en la empresa, deben contemplarse tres aspectos:
1. La situación real de la plantilla en lo que se refiere a experiencias profesional y niveles de formación.
2. El análisis, de acuerdo con las demandas y necesidades de los puestos de trabajo, de las características de las personas que los ocupan, incidiendo en los aspectos sobresalientes y los eventuales puntos débiles que sean susceptibles de acciones de formación y, en consecuencia de mejora.
3. El grado de profesionalismo que se desee alcanzar a fin de instrumentar las acciones de formación y desarrollo personal más adecuados.
La programación de la capacitación exige una planeación que incluya lo siguiente:
● Enfoque de una necesidad especifica cada vez.
● Definición clara del objetivo de la capacitación.
● División del trabajo a ser desarrollado, en módulos, paquetes o ciclos.
● Elección de los métodos de capacitación, considerando la tecnología disponible.
● Definición de los recursos necesarios para la implementación de la capacitación, como tipo de entrenador o instructor, recursos audiovisuales, maquinas, equipos o herramientas necesarias, materiales, manuales, etc.
● Definición de la población objetivo, es decir, el personal que va a ser capacitado, considerando:
- Numero de personas.
- Disponibilidad de tiempo.
- Grado de habilidad, conocimientos y tipos de actitudes.
- Características personales de comportamiento.
● Local donde se efectuara la capacitación, considerando las alternativas en el puesto de trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.
● Época o periodicidad de la capacitación, considerando el horario más oportuno o la ocasión mas propicia.
● Cálculo de la relación costo-beneficio del programa.
● Control y evaluación de los resultados, considerando la verificación de puntos críticos que requieran ajustes o modificaciones en el programa para mejorar su eficiencia.
El capacitador, el coordinador de la capacitación, o la persona que administre el proceso de capacitación, requiere conocer y aplicar los cuatro principios básicos de la administración: planeación, organización, ejecución y evaluación.
o Al iniciar un proceso de capacitación se debe de PLANEAR con anticipación lo que se va hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quién se encargará de hacerlo. Las actividades que se realizan en esta primera fase son:
1. El diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC), la parte medular del proceso de capacitación, que permite conocer las necesidades existentes en una empresa a fin de establecer los objetivos de la capacitación.
Ejemplo: El desarrollo y la capacitación de un administrador se deben basar a un análisis de necesidades derivado de la comparación del desempeño y la conducta reales con el desempeño y la conducta requeridos, Un gerente de ventas ha decidido que la venta de 1000 unidades es un expectativa razonable, pero las ventas reales son sólo de 800, o sea, 200 unidades menos que el objetivo. El análisis de la desviación del estándar podría indicar que el gerente carece del conocimiento y las aptitudes para preparar un pronóstico y que los conflictos entre los administradores subordinados obstaculizan el trabajo en equipo eficaz. Con base en este análisis, se identifican las necesidades de capacitación y los métodos útiles para superar las deficiencias.
La determinación de necesidades de capacitación debe suministrar las siguientes informaciones, para que la programación de la capacitación pueda diseñarse:
a. ¿QUÉ debe enseñarse?
b. ¿QUIÉN debe aprender?
c. ¿CUÁNDO debe enseñar?
d. ¿DÓNDE debe enseñarse?
e. ¿CÓMO debe enseñarse?
f. ¿QUIÉN debe enseñar?
2. Se establecen los objetivos de la capacitación son los fines a los que se dirige toda actividad, conformando la base de la planeación y dando sentido y orientación a todo el proceso de capacitación.
Los objetivos forman parte del contenido principal del programa de capacitación anual, estos a su vez deben de ser fijados en función de la estrategia de la organización y de la satisfacción, solución o reducción de los problemas, carencias o necesidades detectadas en el DNC. Los objetivos de la capacitación son los fines a los que se dirige toda actividad, conforman la base de la planeación y dan sentido y orientación a todo el proceso (Pinto, 2000).
Los objetivos pueden ser: generales, particulares y específicos.
3. Se elaboran los planes y programas de capacitación, los cuales integran los objetivos de capacitación, los cursos de capacitación, los contenidos de los cursos, los medios adecuados para la conducción y evaluación del proceso de instrucción.
¿Qué elementos se incluyen en un programa de capacitación?
Los costos y presupuesto de los eventos de capacitación
La evaluación del proceso de instrucción
El responsable de la coordinación operativa
La evaluación del proceso de instrucción
La descripción de puestos del personal a capacitarse
Los contenidos de los cursos
La programación de los cursos de capacitación
¿Cuáles son las fases para la elaboración de un programa de capacitación?
La selección de técnicas y elaboración de materiales didácticos
La evaluación del curso de capacitación en todas sus dimensiones
Estructuración del contenido
Redactar objetivos generales, particulares y específicos
Programación de los tiempos y recursos para los eventos
La elaboración de la guía del instructor
Los medios de la capacitación fungen como estrategias de aprendizaje, las técnicas, instrumentos y metodologías que coadyuvan al cumplimiento de las actividades y objetivos de la capacitación. Dentro de los más principales tenemos:
Conferencia, manuales de capacitación, videos, simuladores, realización efectiva del trabajo, discusión de grupos e interacción social, entrevistas para las soluciones de problemas, técnicas grupales etc.
o La segunda fase del proceso de capacitación es la ORGANIZACIÓN en la cual se establece la estructura formal, las responsabilidades y las funciones que deben desempeñar los trabajadores del área de capacitación.
En esta fase se establece lo siguiente: 1) la Estructura , 2) los Procedimientos, 3) la Integración de personas y 4) la Integración de recursos materiales.
o En la fase de EJECUCIÓN se coordinarán los intereses, esfuerzos y tiempos del personal involucrado y se lleva a cabo la realización de los eventos. La ejecución está integrada por cuatro elementos: 1) Contratación de servicios, 2) Desarrollo de programas, 3) Coordinación de eventos, y 4) Control administrativo y presupuestal.
o La EVALUACIÓN es la última fase del proceso administrativo de capacitación, en la cual se realiza: 1) la Macroevalaución , 2) la Microevaluación , 3) el Seguimiento y 4) las correcciones y ajustes al sistema de capacitación.
1.6 La capacitación presencial y a distancia
En la actualidad, la capacitación a distancia se desarrolla utilizando herramientas que van desde el material impreso y los videos remitidos a grupos de participantes remotos, hasta el entrenamiento a través de Internet o las más sofisticadas interacciones vía satélite. Independientemente de la tecnología aplicada, la interactividad es la condición central de esta metodología: el facilitador transmite conceptos, envía instrucciones y problemas a resolver, recibe las consultas y los ejercicios resueltos de sus interlocutores, retransmite sus comentarios y las correcciones, etc. Esta interacción garantiza el seguimiento personalizado de cada uno de los que participan del programa y la medición de los resultados del mismo.
Los beneficios de la capacitación a distancia
- Permite centrar la atención en cada uno de los participantes, facilitando el seguimiento del aprendizaje individual.
- Facilita la llegada simultánea a gran número de personas cuando una organización es grande o está diseminada en un territorio muy amplio.
- Es una herramienta de gran flexibilidad, pues permite segmentar los temas a capacitar, según las necesidades de cada grupo de individuos.
- Los participantes pueden desarrollar el programa sin limitaciones de días ni horarios y, dependiendo de la tecnología seleccionada, también puede elegir el lugar que más les convenga.
- Cada participante puede "acomodar" el desarrollo del programa de capacitación a su propio ritmo de aprendizaje.
- Otorga la posibilidad de focalizar distintos aspectos de un programa mediante el diseño de módulos temáticos.
- Permite la segmentación geográfica. Esto es, el diseño de los contenidos del programa de capacitación atendiendo las necesidades o particularidades de distintas zonas o regiones.
- Facilita la coordinación del lanzamiento de programas promocionales o campañas publicitarias con el correspondiente entrenamiento de fuerzas de venta distribuidas en distintos puntos del país.
- Comparando el costo por participante respecto de los programas presenciales, la capacitación a distancia evidencia importantes ventajas económicas. Las mayores diferencias se observan cuando el universo a capacitar está distribuido en una zona geográfica amplia.
- Los costos resultantes de los traslados y el hospedaje son habitualmente muy relevantes a la hora de valorizar un programa de capacitación "en aula". Es precisamente en este rubro en donde la capacitación a distancia muestra sus principales ventajas económicas. Otro factor significativo al comparar costos, es el referido a las horas de trabajo que se pierden en los traslados desde y hacia el lugar de la capacitación, horarios no siempre adecuados de los medios de comunicación, etc. son algunos de los costos ocultos de una capacitación presencial.
“La falta de interacción personal con el instructor y con los pares es una desventaja de esta metodología frente a la capacitación "en aula", que no siempre logra compensarse con los beneficios económicos que surgen al comparar ambas inversiones”
Más allá de sus virtudes y debilidades, la capacitación a distancia es una alternativa de gran flexibilidad cuando: es necesario llegar simultáneamente a una gran cantidad de participantes, distribuidos en una amplia zona geográfica, con objetivos específicos y precisos, a un costo bajo por persona capacitada.
En la actualidad obtenemos información a través de la tecnología de una forma directa, fácil, y rápida por medio del Internet. Se experimenta la facilidad de una formación de tecnológica, satisfaciendo las necesidades de aprendizaje, al mismo tiempo te ofrece educación superando las barreras de tiempo y espacio mediante el empleo de tecnologías de información y comunicación (TIC). Permite a los alumnos, capacitadores, consultores, usuarios, docentes, investigadores, la flexibilidad para consultar el material de estudio, en el horario y lugar de preferencia.
La educación en la virtualidad, es decir, desde la no-presencia en entornos virtuales de aprendizaje, no se sitúa necesariamente en ninguna orientación educativa concreta. Al igual que en la presencialidad existe la convivencia entre orientaciones y didácticas diversas, siempre que éstas actúen de forma coherente con las finalidades educativas, de la misma forma sucede en la virtualidad.
El aprendizaje en ambientes virtuales es el resultado de un proceso, tal y como valoraríamos desde la perspectiva humanista, en el que el alumno construye su conocimiento, También puede ser el producto realizado a partir de la práctica, como puede ser el caso del trabajo a partir de simuladores virtuales, siendo este una propuesta pedagógica.
Bibliografía y Referencia Virtual:
o KOONTZ Heinz. Administración una perspectiva global. McGRAW-HILL. México. 1994. pp. 420-433
o Revista de Administración de recursos humanos. http://www.wikilearning.com/curso_gratis/la_administracion_de_recursos_humanos-capacitacion_y_desarrollo/15947-45. Tomado el 16/08/10
o INSTITUTO TECNOLOGICO DE CHIHUAHUA. CAPITULO VI.- CAPACITACION Y DESARROLLO
http://www.depi.itchihuahua.edu.mx/mirror/itch/academic/maestriaadmon/cursoarh/tomo1/cap06.html . Tomado el día 17/08/10
o Carlos Reynoso Castillo. Notas sobre la capacitación en México. PDF. Esta obra forma parte del acervo de la Biblioteca Jurídicala UNAM.
o Capacitación a Distancia Medio: Memo | digital. Fecha: Febrero de 1997
http://www.ordonez-bianco.com/publicaciones/nota.asp?id=88. Tomado el día 17/08/10
o Ortiz F. Luis Earloy. Campus Virtual: la educación más allá del LMS, junio 2007. 325
o Loaiza Álvarez, Roger. Facilitación y Capacitación Virtual en América Latina.
http://www.amauta-international.com, Colombia, 2002. Tomado el día 17/08/10
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